独立作者雇佣虚拟助手的终极指南

对一些作家来说，这是因为他们无法跟上工作进度。另一些人从一开始就在预算中。但一个正常运作的独立发行商迟早需要一个虚拟助手。今天,独立作者联盟AskALLi团队正在研究后者。这是独立作者外包和与虚拟助理合作的终极指南。

外包:介绍

对于大部分商业生涯都是独自工作的作家来说，雇佣虚拟助理的想法可能会让他们感到难以承受。我们喜欢控制自己的工作和产出。把工作交给别人很可怕。但如果你想继续增加收入，你就需要外包一些工作。

一个证明外包合理性的方法是了解每小时的时间成本。如果你在自己的企业中每小时赚大约40美元，但虚拟助理的成本只有15或20美元，那么从财务上讲，你可以卸下管理任务，这样你的大部分时间就会花在创建和策略上。

你创造的越多，你就能卖出更多的产品和书籍。你制定的策略越好，你销售的产品和书籍就越多。所有这些都会增加你的收入。平衡是为了确保你的花费不会超过你的收入。

什么时候应该外包?

Orna说:

根据我的经验，大多数作家都是在他们有太多事情要做，却没有足够的时间去做的时候才这样做的。其他人——那些经营其他业务的人，或者本质上更像商人的人——提前知道他们的需求，并开始他们打算继续。

当我开始我的作家出版业务时，我一个人混日子过了一段时间，但后来菲利普和我成立了ALLi，并成立了一个团队。随着ALLi的发展，我也很快需要一个发行团队。

萨夏说:

Sacha Black, ALLi博客经理

我从2017年开始做生意，但我从2019年才开始为自己工作(在我写这篇文章的时候已经三年了)。所以我还是一个相对较新的企业主。尽管如此，我还是发现维持业务运行所涉及的管理工作远远超过了我必须编写和创造的时间。那不是我想要的位置。大流行加剧了这一点，因为我的孩子在家需要在家上学。从生理上来说，白天的时间不够用。所以现在是外包的好时机。如果不是因为疫情，我可能会等得更久一点，根据我的原则，当维持公司运转的行政管理影响到写作和创作时间时，我就会外包。

这意味着短期的财政下降。我不得不外包——这是有成本的——以争取回我的时间。这些时间最终会用来创造更多的资产，为我带来更多的收入。但资产的创造需要时间。在短期内，这意味着额外的财政压力。尽管如此，在短短几个月后(我认为不到三个月)，我已经赚回了我所花的钱，甚至更多。所以我继续增加我的退伍军人工作时间，现在我每个月都要占用她一周的工作时间。

如果我诚实的话，这可能比我在经济上所能接受的要高一些。然而，作为一个八岁孩子的职业母亲，我的时间很少。疫情让我明白，生活中有很多事情会妨碍我，占用我宝贵的时间。这是我尽可能多地保护自己的方式。我不害怕寻求帮助或外包，因为我为创造留出的时间越多，我的收入增长就越快。”

你应该外包什么?

Orna说:

所有你不想做的，或者别人能做得比你更好的。当你有太多的工作要做时，你基本上有三个选择:推迟、删除或委托。试着这样做:坐下来，列出你写作和出版业务的所有流程。有些事只有你能做。很明显,这些。有些事情是你喜欢做的。保持这些,也。其他的事情都应该外包。

了解需要做什么只是工作的第一部分。同样具有挑战性的是找到合适的人来做这件事。理想情况下，你希望雇佣尽可能少的人，但你希望选择那些在他们的领域有经验和专家。

萨夏说:

我把很多事情都外包出去。有几件事只有我能做的是:写书、开设课程、录制播客采访。一切不有由我来做。我的立场是，除了上面提到的这些项目之外，其他所有项目都有可能被外包。

以下是一些建议:

• 安排社交媒体发布
• 创建社交媒体图形
• 设置邮件列表电子邮件，收集链接和创建图像
• 播客管理，创建图形，调度和上传音频和图像，与客人租赁
• 上传发布文件
• 申请定期的图书推广通讯
• 研究各种话题
• 完成电子表格并跟踪性能
• 投手有影响力的人
• 投手权利买家

使用虚拟助手设置系统

建立一个如何分配、跟踪和完成工作的系统对于确保所有工作和支付都是透明的非常重要。根据给定工作的复杂性和数量，您可能需要一个更简单或更复杂的系统。

Orna说:

• 过程文档-在我看来，这是最重要的文件。我试图达到我们在ALLi和Orna Ross出版物中记录每一个过程的点。这对团队有很大的帮助，如果我们引进了新成员，也会有很大的帮助。
• 文件共享-我们使用Dropbox和谷歌Drive，因为它们各自有不同的优点和缺点。
• 项目管理-对于更大的项目和时间表，我们使用Asana来组织任务，让彼此负责，并保持截止日期(或至少知道我们什么时候没有完成!)
• 新员工培训- - - - - -你的助手需要清楚地了解你的企业代表什么，你的目标是什么，以及已经到位的流程。一个良好的入职过程对虚拟助理的成功起到关键作用，并确保你们双方都有一个顺利的入职期。你可能会觉得你没有时间做好这件事，但花在培训上的时间可以为以后节省很多时间。一个新员工培训检查表将您的VA引入到业务的关键部分(您可以对其他人再次使用它)，他们的工作是一个有用的工具，非常值得开发。

萨夏说:

我和我的VA做过的最好的一件事是有一个缩放会议，在那里我用屏幕记录了一切。我带她完成了所有的后端播客任务，并一步一步地向她展示如何设置一集，以及如何完成其他任务。然后我把视频发给她，供她日后参考。这意味着如果她忘记了如何做某件事，她总是有东西来检查。

我从来没有完全理解Asana或工作流系统，所以我使用谷歌电子表格来跟踪大多数任务。我会指定完成日期，强调优先事项，以及任何我可能需要做的相关工作，以便让我的虚拟助理完成他们的任务。然后我们使用各种其他文件来跟踪项目的具体工作。

我还使用谷歌驱动器文件夹系统来处理工作和各种文档。最后，我们使用WhatsApp来沟通，让彼此知道事情已经完成。我通过电子邮件收到PDF发票，并通过Wise支付。

我的VA可以访问我的播客电子邮件帐户，所以我们同意用标准回复/模板电子邮件来处理大多数常规询问。我把邮件保存在我的电脑上有一段时间，但我们有足够长的工作关系，我已经完全把它删除了。任何她不确定的事，她都会告诉我。

我们也使用canvas，模板是共享的，我有一个调色板和品牌指南，这使得她每次都能制作出我多多少少喜欢的图片。

当虚拟助理出问题时

出错的原因有很多。可能就是你!也许你不放手，坚持微观管理，或者相反，不正确沟通。一个优秀的退伍军人不喜欢和你重复预约，浪费你或他们的时间，或者把工作搞砸。所以，帮助他们来帮助你(详见下文如何成为一个好客户)。

或者有时候可能是他们。他们马虎，不按要求交付，错过最后期限……等等。你投入了时间，给了他们良好的培训但要让他们完成工作仍然需要更长的时间如果你自己来做的话。通常情况下，这两者都有。糟糕的沟通是退伍军人最糟糕行为的核心。

血管需要方向;他们需要知道你想要做什么，如果他们要做你想要的，他们会有问题。他们需要和你交流，和你一起工作，所以要随时待命。回复邮件或短信。如果你要呆在你的写作洞穴里，告诉他们什么时候，什么时候你会出来。你很容易在短信或邮件中失去意图、语境和意思。有时一个电话或视频聊天可以解决问题。你能改善你的沟通吗?你真的已经尽力了吗?还是你变得烦躁和情绪化?

例如，有些作家总是生活在危机模式中。是的，我们可能有很紧的截止日期，但如果每个项目都是最后一分钟的紧急情况，工作关系很快就会紧张。留出适当的时间让工作完成。

不要“雇佣一个每周工作10小时的虚拟助理，而是希望他们能随时待命，随时待命，”杰西说泰森是Calm公司的首席执行官兼董事不要恐慌管理的作者《防恐慌:正确的虚拟助手如何拯救你的理智和发展你的业务．”即使只有10个小时的项目，每天都在调整你的需求，(对你的助理来说)每天都不仅仅是一份全职工作。

“你的助理除了留意你的任务之外，还在为其他客户的工作(可能)、个人责任(肯定)和社交生活(希望)之间取得平衡。如果你给工作10个小时的助理发邮件，几个小时都没收到回复，这很正常——考虑到合同，这是公平的。”

如果你的助手开始出现问题，打开沟通渠道，邀请建设性的批评。不要乱开枪，搬起石头砸自己的脚。与你已经投入了大量时间的人相比，改善你的沟通和流程更容易，也更省时。

但有时它并不适合，只有一件事可以做。雇佣责任伴随着解雇责任。有时助理可能会让你走，有时你可能需要让他们走。原因有很多，可能包括:

• 退伍军人事务部没有履行他们的义务，也没有按照约定完成工作
• 他们的工作是完成了，但以对你的业务有害的方式完成了，例如耗时太长或你需要追逐太多东西。
• 他们休息的时间太多，或者因为其他原因无法工作

或者，你的环境或业务动态可能会发生变化，导致分手。

如何让退伍军人离开

首先，根据你的虚拟业务与你的业务的整合程度，在你的外包结束时，你需要保护一些业务领域，完成一些任务。

• 将您的工作和项目文件备份到只有您可以通过数字方式访问的地方
• 撤销对系统的访问权限，修改密码
• 如果你和退伍军人事务部关系不错，你需要决定并同意一个退出策略。请注意，如果你已经同意在月底结束合同，但现在还是月初，你应该履行合同义务，并保持作为一个与自由职业者签约的企业的正直
• 请求您需要的任何交接信息或更新
• 及时支付最后的发票
• 留下任何适当的反馈

如果事情以糟糕的方式结束，或者他们变得尴尬，这会让结束一段关系变得更难，更微妙。首先，如上所述，你们应该始终遵守你们约定的任何合同义务。这意味着退伍军人会得到他们应得的报酬，而你可以保持你的商业诚信，退伍军人可能留下的任何反馈都更有可能是积极的。

但是你还应该考虑什么呢?

不要太快写或发送解雇信或电子邮件。让朋友读一遍。睡在它。但无论你做什么，都不要带着怒气发。在立即切断联系之前，你也可以考虑先发一封警告邮件。你是否给了他们足够的反馈和时间来纠正这种情况?他们认为你对形势的评估是公平的吗?

在你的解雇信中，你需要清晰简洁，不要写任何私人的东西。措辞要中立，要切合业务或事实。参阅以前的通信、时间、日期和协议，特别是那些协议尚未得到履行的情况。

结束一段工作关系对任何人来说都不是一件有趣的事。考虑在你的离职邮件中说一些积极的话(只要这也是真的)。这是一种更积极的离开关系，虽然它可能不会消除所有的敌意，但这是一种更友好的做法。

在当地政府网站上查找解雇某人的信息也很有必要。即使你没有雇佣一名全职员工，确保你以一种适当的方式结束与签约自由职业者的关系也是尊重和光荣的。此外，每个国家都有自己的一套规则

结束服务模板

亲爱的某某

我写信是想告诉你，我在写作和出版方面不再需要你的帮助了。你和我的合同将在本合同月底到期，这是我们合同中约定的。这意味着你和我合作的最后一天是2022年7月31日。

虽然我很感激你所做的工作，以及你为我提供的服务，但我认为这并不最适合我的业务。不过，我认为你的绘图技巧和日程安排工作堪称典范，我很感激你所做的工作。

请注意，贵方应在7月31日之后及时发送最终发票，并按照合同约定，所有欠贵方的款项将在收到发票后一周内支付。

如果您有任何疑问，请联系我[插入联系方式]。

谢谢你的理解，祝你未来一切顺利。

问候

作者姓名

怎样才能成为一名优秀的作家客户?

AskALLi团队向SelfPubCon会议经理兼资深虚拟助理Kayleigh Brindley询问了一些与作者合作的关键问题。

Q1。怎样才能成为一个好的作者客户?

一个好的作者客户是知道他们需要什么支持的人。理想情况下，他们至少应该经历一次自助出版的过程，这样他们就知道出版和推广一本书的来由，并清楚自己最需要帮助的任务是什么。这允许作者提供一个明确的简要，和任何必要的说明。

作者也应该准备和愿意添加一个新的团队成员到他们的作者业务。这意味着他们准备合作，放弃对某些方面的一些控制，并允许VA将他们的专业知识带到作者的业务中。

Q2。你希望作者告诉你什么?或者你需要从作者那里得到什么信息?

对于第一次联系VA的作者，我的建议是明确自己需要什么。不要只是发一封笼统的电子邮件，说‘我需要帮助来建立我的作家档案，卖更多的书。“对于退伍军人来说，这些信息不足以提供准确的报价，而且这样的邮件会导致你和你联系的所有退伍军人之间来回频繁，因为他们想要清楚地了解你希望他们做什么。”

不要说，“我需要有人帮我建立作者档案，卖更多的书”，而应该说，“我需要有人帮我制作图片，在社交媒体上推广我的书”，或者“我需要有人帮我编写和编排每月通讯，以帮助我的邮件列表。”

在你与退伍军人事务部联系之前，你必须清楚自己想要采取的方法，也就是说，如果你不清楚自己想要采取的策略和关注的平台，就不要在社交媒体方面寻求帮助。在他们提供帮助之前，你需要有一个更明确的方向。

还要包括你的虚拟助理需要知道的截止日期，以及你的目标/期望是什么。如果你想和一个有特定技能或经验的退伍军人一起工作，例如，你想要一个熟悉Vellum的退伍军人，一定要在你给他们的第一封邮件中提到。当你试图寻找一个适合你的退伍军人时，这会节省时间。

所以，要具体，但要切中要害。你不需要包括你的整个背景故事或你的书的情节，但要告诉他们你写的是什么体裁(这样他们就可以告诉你，如果有某种体裁他们不能使用)。一封简短、直接的电子邮件总是帮助您找到最符合您要求的退伍军人事务部的最佳初始方法。

第三季。与VA合作的最佳系统和流程是什么

您需要的系统将根据您希望VA帮助您的内容而有所不同，但在与您的第一个VA合作之前，您可能需要准备一些基本的东西。

• 过程文档-这应该包含所有的登录信息和链接到您使用的程序，您的VA将需要访问。它应该包括你的作者简介，你的书的链接和任何其他与你的VA将承担的工作相关的信息。
• 密码共享-虽然大多数电子邮件在传输过程中都是加密的，但作者可以放心地使用密码共享服务，比如LastPass，以帮助确保所有登录信息的安全，同时让他们的虚拟用户访问相关的程序和软件。
• 文件共享-你可能需要与你的VA共享文件，包括你的流程文件，所以在Dropbox或GoogleDrive建立一个核心文件夹可以帮助你保持条理。
• 项目管理-如果你正在和你的虚拟助理一起做一个大项目——比如管理你的下一本书发行——你可能需要考虑一个项目管理工具。像Asana和Trello这样的应用程序和工具可以帮助你和你的VA有一个中心位置来组织任务，相互负责，并确保每个人都有明确的截止日期和交付成果。

第四季度。在过去的几年里，你从与作家的合作中吸取了哪些错误或教训?

在投入任何长期项目之前，总是先做一项试验工作或一段试验期。这对作者和VA都有好处，可以确保你们能够很好地沟通和合作。试用期还可以帮助揭示最初简报中的任何差距或问题。例如，一些任务可能需要比预期更长的时间，试用期允许VA在签订更长的合同之前向作者解释任何成本或时间的变化。

大多数谈话都使用电子邮件，或者让你的退伍军人在打完电话后提供一份总结。这确保了作者和VA都有一份讨论和达成一致的内容的副本，知道谁负责某些任务，这样关于任务和交付的讨论和协议就可以被跟踪。

如何找到一个虚拟助理:ALLi Authorpreneur会员

我们采访了一些ALLi Authorpreneur成员，了解他们与虚拟助理合作的经验。我们问了三个问题

1. 你是在哪里或怎么找到你的VA的?
2. 你外包了什么?
3. 对于那些想要和退伍军人一起工作的人，有一个建议吗?

布莱恩常